Avez-vous déjà entendu parler de Kanban, Scrum ou Lean ? Vous avez certainement déjà entendu parler de ces fameux modes de travail agiles. D’ailleurs, ces performantes méthodes de gestion ont été développées bien avant qu'une pandémie ne soit en vue. Et pourtant, elles pourraient justement être la clé d'un travail plus productif en home office (conditionné par le Covid-19). Car elles sont efficaces, communicatives et flexibles. En bref, elles sont agiles. Dans ce qui suit, nous vous montrons comment utiliser les éléments clés de manière profitable dans votre quotidien en home office.
Une auto-organisation positive : la première clé pour un travail plus productif.
Rien de mieux contre le sentiment d'inefficacité et d'enlisement qu'une bonne auto-organisation. Pour connaître un véritable boost de productivité, vous pouvez agir sur les leviers suivants :
- Éliminer les distractions : pour éviter les pertes de temps qui perturbent votre flux de travail, vous pouvez par exemple utiliser le mode Focus ou le mode avion de votre smartphone. Pour un ordinateur libre de distraction, l'application gratuite de Google "BlockSite" est idéale. Elle vous permet de bloquer des sites web et des applications pour une durée déterminée et de créer des listes de blocage personnalisées.
- Hiérarchiser les tâches : des listes To do combinées à des entrées de calendrier vous aident à prioriser vos tâches et à profiter de votre flux. Il est préférable de les créer avant de commencer à travailler ou la veille, afin de commencer la journée de manière détendue.
- Utiliser des techniques de productivité : "Eat that Frog", "Pomodoro" ou les réunions de compte-rendu d'équipe vous aident à organiser votre journée de travail de manière productive. Elles assurent non seulement une structure, mais aussi des pauses suffisantes et peuvent très bien être utilisées pour un co-working digital entre collègues. (Chacun travaille alors sur sa propre tâche).
- Faire des pauses : même ceux qui n'utilisent aucune des techniques mentionnées ci-dessus devraient faire des pauses régulières. Les experts du travail recommandent, pour une productivité maximale, de faire une pause de 5 minutes après 45 minutes ou de 10 à 15 minutes après 90 minutes.
- Intégrer de l'exercice physique : si l'on bouge souvent, on se fatigue moins vite. Pour rester en forme intellectuellement, il est conseillé de s'étirer à intervalles réguliers, de faire une petite promenade ou de faire de courtes séances d'entraînement.
- S’installer à un poste de travail ergonomique : moins de douleurs, une position assise plus active, moins de tension musculaire : des études ont montré qu'un poste de travail ergonomique avec une bonne chaise et un bureau réglable en hauteur augmentait la productivité jusqu'à 12 %.
- Échanger avec les collègues : ce qui enrichit tout naturellement le travail quotidien au bureau permet également d'augmenter la productivité en home office. En effet, en échangeant régulièrement avec ses collègues, en recevant et en donnant des feedbacks ou en partageant simplement ses préoccupations personnelles. On travaille de manière plus agile et on reste plus productif. Des outils comme Slack, Zoom, MS Teams ou le téléphone sont ici les médias de choix. Il ne faut pas se contenter d'écrire des messages. L'idéal est d'avoir des horaires fixes auxquels tout le monde se tient. Mieux vaut de courtes réunions de dix minutes qui maintiennent tout le monde à jour que des réunions longues et épuisantes.
- S’occuper d’une tâche à la fois : des techniques de productivité comme "Eat that Frog" ou "Pomodoro" permettent de rester concentré sur une tâche. Le multitâche consomme beaucoup d'énergie et vous fait travailler moins efficacement. Par conséquent, travaillez toujours sur une tâche à la fois et éliminez les perturbations.
Les méthodes et techniques mentionnées ci-dessus peuvent vous aider à rendre votre travail quotidien plus varié et plus divertissant. Il est particulièrement important que vous fassiez attention à votre niveau d'énergie et que vous preniez bien soin de votre corps et de votre esprit. Un aménagement de bureau ergonomique et des processus de travail intelligents et agiles contribuent à ce que vous restiez en bonne santé, résistant et fort, même en période d’instabilité.